Datenschutzhinweise

Mein Umgang mit Ihren Daten und Ihren Rechten

Informationen nach Artikeln 13, 14 und 21 Datenschutz-Grundverordnung — DS-GVO

Verantwortlichkeit:

Bedingt durch Art und Umfang meiner Praxis bin ich persönlich als mehrfacher Berufsträger, der schon bislang als Berufsgeheimnisträger vom Gesetz der strengen Verschwiegenheitspflicht unterliegt,  alleine verantwortlich für die Datenverarbeitung

Telefon +49221391059     mail    wpgottwald@aol.com

Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist bei dem Umfang meiner Praxis nicht erforderlich.

Im übrigen werden im wesentlichen alle relevanten personenbezogenen Daten ausschließlich durch mich persönlich erfasst, gespeichert und danach auf eigenen Rechensystemen und nicht von Dritten weiterverarbeitet bzw. ausgewertet.

Welche Daten und Quellen nutze ich:

Ich verarbeite personenbezogene Daten, die ich im Rahmen unserer Mandantenbeziehung von Ihnen erhalte. Zudem verarbeite ich -soweit für die Erbringung meiner Dienstleistung erforderlich- personenbezogene Daten, die ich von Dritten zulässigerweise (z. B. zur Ausführung von Aufträgen, zur Erfüllung von Verträgen oder aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung) erhalten habe (zB Finanzamt, Sozialversicherungsträger, Kreditinstitute, Versorgungswerke, Versicherungen, Gerichte, Kreditinstitute). Zum anderen verarbeite ich  personenbezogene Daten, die ich aus öffentlich zugänglichen Quellen (zB Handels- und Vereinsregister, Presse, Medien) zulässigerweise gewonnen habe und verarbeiten darf.

Bestimmungsbegriffe:

Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtstag und -ort und Staatsangehörigkeit), Legitimationsdaten (z. B. Ausweisdaten, Steuerliche ID Nrn., Steuernummer) und Authentifikationsdaten (z. B. Unterschriftprobe) und alle Angaben, die Rückschlüsse auf die Person ermöglichen. Darüber hinaus können dies auch Auftragsdaten und  Daten aus der Erfüllung meiner vertraglichen Verpflichtungen , z. B. Ihre Finanzbuchhaltung, Umsatzdaten, Bilanzzahlen, Kredite und Darlehensverpflichtungen, Kreditrahmen, Produktdaten,  Informationen über Ihre finanzielle Situation , Herkunft von Vermögenswerten, relevante Verträge (zB Anstellungsverträge, Mietverträge, Darlehensverträge, Gesellschaftsverträge, Eheverträge, Testamente), Bankbewegungen sein.

Zweck der Verabeitung:

Ich verarbeite personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

a) zur Erfüllung von vertraglichen Verpflichtungen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 4 Nr. 2 DS-GVO) erfolgt ausschlielßlich zur Erbringung und Erfüllung meiner Verpflichtungen aus mir erteilten Aufträgen aus meiner Tätigkeit als Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Rechtsbeistand.

b) aufgrund  Ihrer  Einwilligung (Art-.6ABs. 1 a DSGVO)

Soweit Sie mir eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Weitergabe von Daten,) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

c) aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO oder im öffentlichen Interesse

(Art. 6 Abs. 1 e DSGVO)

Als öffentlich bestellter Wirtschaftsprüfer bzw. als amtlich bestellter Steuerberater und Rechtsbeistand unterliege ich diversen rechtlichen Verpflichtungen (zB WPO, StBG, Geldwäschegesetz, Steuergesetze) und aufsichtstrechtlichen Vorgaben der für mich zuständigen Berufskammern.

Wer bekommt meine Daten:

Innerhalb meiner Berufsausübung erhalten nur Mitarbeiter  Kenntnis über Ihre Daten, die diese zur Erfüllung meiner vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen.  Diese haben auch eine berufsübliche Verpflichtungserklärung (Art. 28 DSVGO) unterzeichnnet.

Da weder ein Systemadministrator noch Dritte im Rahmen der technischen Betreuung (sowohl Hardware als auch Software) für mich tätig sind und ich persönliche Server etc. warte und betreue, zudem der Server auch im gesicherten Bereich meines home office sich befindet, hat keiner hier die Möglichkeit, Einsicht in Daten zu nehmen.

Externe Auftragsverarbeiter, die Ihre Daten verarbeiten, liegen auch nicht vor, da ausschließlich die Daten auf eigenem Server gespeichert und ggf. verarbeitet werden.

Eine Weitergabe von Daten erfolgt nur dann, wenn der Mandant hierzu seine Einwilligung gegeben hat oder wenn ohne diese Weitergabe die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen überhaupt nicht möglich ist. Beispiele:

- Ohne Weitergabe Ihrer Daten (persönlich, Gewinne, Einkünfte) an das Finanzamt ist die Abgabe/ Erstellung  einer Steuererklärung gar nicht möglich

• - ohne Weitergabe der Daten des Jahresabschlusses kann keine gesetzlich verpflichtende Einreichung des Abschlusses zum Bundesanzeiger erfolgen
• - ohne Meldung Ihrer MItarbeiter an Krankenkassen/ Finanzamt ist eine Gehaltsabrechnung nicht möglich
• - ohne Meldung des Gehaltsvolumens kann keine Meldung an die Berufsgenossenschaft erfolgen
• - Ohne Mitteilung/ Auskunft/ Bestätigung  der wirtschaftlichen Daten an Ihr Kreditinstitut ist der Mandant nicht kreditfähig

Dies sind nur Beispiele, die keinen Anspruch auf Vollständigkeit erheben. die aber schon erkennen lassen, dass in vielen Fällen es notwendig ist, Daten an Dritte weiterzugeben, um zum einen den vertraglichen Verpflichtungen zur Erfüllung des zwischen Mandanten und Berater bestehenden Vertrages nachzukommen und zum anderen auch um die berechtigten Interessen des Mandanten wahrzunehmen.

Wie lange werden meine Daten gespeichert

Soweit erforderlich, verarbeite und speichere ich Ihre personenbezogenen Daten zumindest für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung, was beispielsweise auch die Anbahnung und die Abwicklung eines Vertrages umfasst. Dabei ist zu beachten, dass unsere Geschäftsbeziehung ein Dauerschuldverhältnis ist, welches auf Jahre angelegt ist.

Darüber hinaus unterliege ich verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus den für mich ergebenden berufsrechtlichen Verpflichtungen (Wirtschaftsprüfer und Steuerberater), den ergangenen Berufsordnungen und -Richtlinien und den Gesetzen, zB der Abgabenordnung (AO), dem Geldwäschegesetz (GwG) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen idR  zwei bis zehn Jahre.

Eine Beendigung der Speicherung kann auch in den Fällen nicht in Betracht kommen, wenn sie unverhätnismäßig oder unmöglich ist.

Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel 3 Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.

Darüber hinaus ist im Verhältnis Berater/ Mandant folgendes zu beachten:

Viele Sachverhalte und Entscheidungen/ Diskussionen zwischen Mandanten und Berater sind Grundlage der Schaffung von Dauersachverhalten mit Wirkung für die Zukunft. Hier ist  durchaus vorstellbar und auch keine Seltenheit, dass zB Sachverhalte/ Entscheidungen  von vor vielen Jahren nach Ablauf von Aufbewahrungsfristen Gegenstand späterer Rechtsstreitigkeiten und Nachfragen werden, auch und weil erst in vielen Jahren danach erst festgestellt oder behauptet wird, dass die damalige Entscheidung zum Nachteil eines Dritten oder auch des Mandanten führte. Sind aber hier keine Unterlagen mehr verfügbar, weil sie gelöscht/ vernichtet wurden, kann keiner mehr hier einen Beweis/ Gegenbeweis  antreten.  Beispiele hierfür -auch aus meinem Mandantenbereich-  sind z.B.:

• - Eine GmbH geht nach 20 Jahren in Insolvenz. Der Insolvenzverwalter vertritt die Auffassung, dass das Eigenkapital nie tatsächlich eingezahlt wurde, sondern direkt dann für die Anschaffung von Gegenständen an den Gesellschafter wieder ausgezahlt wurde (verschleierte und nicht zulässige Sachgründung)
• - Gesellschafter einer GbR setzen sich 20 Jahren nach Gründung auseinander und es bestehen dann Zweifel an der Berechnung der für die Gesellschafter geführten Kapitalkonten (Entnahmen/ Einlagen) der Gesellschafter, die die Werte bei der Auseinandersetzung 20 Jahre danach berühren
• - ausgeschiedene Miitarbeiter eines Mandanten behaupten 20 Jahre nach Ausscheiden und bei Beantragund ihrer Rente, dass seiner Zeit von dem Mandanten die Rentenversicherung nicht ordnungsgemäß abgerechnet und abgeführt wurde
• - Ein Mandant stellt Schadenersatzansprüche an Dritte oder auch an den Berater, weil die Auffassung vertreten wird, dass ein Vertrag/ Vereinbarung zu seinen Nachteil oder zum Nachteil eines Dritten führte, Auch wenn der zugrundeliegende behauptete Sachverhalt schon vor mehr als 20 Jahren lag, kann uU ein etwaiger Schadensersatzanspruch noch nicht verjährt sein, weil eben dies erst Jahrzehnte später festgestellt wurde
• - Das Finanzamt leitet ein Strafverfahren ein w/ Steuerhinterziehung, weil es die Auffassung vertritt, dass zB Kapitaleinnahmen vor 11 Jahren nicht vollständig deklariert wurden oder dass bei einer Selbstanzeige diese keine strafbefreiende Wirkung haben konnte, weil eben nicht alle Einnahmen im Rahmen der Selbstanzeige deklariert wurdenufbewahrungsfristen zumindest in digitaler Form noch vorhanden sind und hierüber Beweise oder Gegenbeweise angetreten werden können.

Diese Beispiele lassen durchaus erkennen, dass es durchaus auch sinnnvoll sein kann und ist, wenn Unterlagen/ Daten auch nach Ablauf von Aufbewahrungsfristen zumindest in digitaler Form noch vorhanden sind und hierüber Beweise oder Gegenbeweise angetreten werden können

Bei der Beziehung Mandant/ Berater handelt es sich im Regelfall um eine Dauerbeziehung, in meinem Mandantenkreis betreue ich zum Teil schon Mandanten über fast vier Jahrzehnte. Durch konsequente digitale Speicherung, insbesondre ab dem Jahre 1994, hat sich in meiner Praxis und in den 4 Jahrzehnten meiner Tätigkeit schon sehr oft gezeigt, dass gerade dieses digitale Gedächtnis von nicht unerheblichem Vorteil für den Mandanten war, auch und gerade, weil sich der Mandant sicher sein durfte. dass diese Daten bereits schon in der Vergangenheit der strengen berufsrechtlichen und gesetzlichen Verschwiegenheitspficht des Beraters unterliegen mit entsprechendem Zeugnisverweigerungsrechten im Zivil- und Strafverfahren.

Damit stellt sich bei  objektiver Betrachtungsweise auch die grundsätzliche Frage, warum man auf diesen Fundus der Daten verzichten soll, wenn dies vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt zum Vorteil des Mandanten führen kann?

Werden meine Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums —EWR) findet im Grundsatz nicht statt. Nur in Ausnahmefällenweit dies zur  Erfüllung meiner vertraglichen Verpflichtung erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie mir Ihre Einwilligung erteilt haben. Denkbar wäre zB im Rahmen einer von mir erstellten Einkommensteuererklärung für beschränkt Steuerpflichtige, dass Ihr Wohnsitzstaat Angaben benötigt. Über Einzelheiten werde ich Sie, sofern gesetzlich vorgegeben, gesondert informieren.

Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DS-GVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO i.V.m. § 19 BDSG).

Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung unserer Geschäftsbeziehung erforderlich sind oder zu deren Erhebung ich gesetzlich verpflichtet bin. Ohne diese Daten werde ich in der Regel den Abschluss meines Beratungsvertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.

Inwieweit werden meine Daten für die Profilbildung (Scoring) genutzt?

Ihre Daten werden nicht für Scoring verwandt.

Diese Hinweise entsprechen dem Stand 25. Mai 2018. Ich behalte mir vor, diese Hinweise zu gegebener Zeit zu aktualisieren.

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